コミュニケーション

【iPhone便利機能】仕事に役立つ「ファイル」アプリの使用方法

2018. Dec. 8

BY Mugi

PC上で編集している仕事用のWordExcelファイルなどを、スマホでも持ち運びたいと思ったことはありませんか?実はApple純正の「ファイル」アプリを使えば、iPhoneiPadでもそれらのファイルを見ることができるんです!今回はその方法を詳しくご紹介します♪

「ファイル」アプリでなにができるの?

ファイルアプリは、iOS10以前にあった「iCloud Drive」というアプリの強化版。WordExcelファイルの閲覧・編集ができるだけでなく、タグを使って整理したり別のフォルダへ移動したり、使いやすいように管理することができます。DropboxOneDriveGoogleドライブやAdobe Creative Cloudといった他社製のクラウドサービスにもアクセスできるのが大きな特徴です。

「ファイル」アプリの使い方(基本編)

他社製のAppを追加する

まずは他社製のAppを追加して、さまざまなクラウドサービスにアクセスできるようにしましょう。DropboxGoogleドライブなどの公式アプリをインストールしサインインしたら、ファイルアプリを開きます。

「ブラウズ」タブの「その他の場所」をタップします。表示された利用できるサービス一覧から追加したいサービスのチェックをオンにすると(今回はDropboxでやってみます)

このように「場所」の項目に新たに追加されました!ちなみにiCloud Driveだけは、このような設定をしなくても最初から自動的にファイルアプリに表示されています。

ファイルを閲覧・編集する

次に、実際にフィルを開いたり編集したりしてみましょう。おすすめの使い方としては、PC上のiCloud Driveに持ち運びたいファイルを放り込んでおいて、iPhoneですぐに開いて確認できる、という感じです。(DropboxOneDriveなどのクラウドストレージでも同じように活用できます)

例えばファイル一覧の「カレンダー」というExcelファイルをタップすると、このようにファイルの中身を確認できます。そして、あらかじめExcelファイルをインストールしておけば、ファイルを選択した時点で自動的にExcelアプリに切り替わり編集ができます。

Wordのファイルなら「Word」アプリ、Googleスプレッドシートのファイルなら「Googleスプレッドシート」アプリなど、普段使っているファイルの種類に合わせて対応アプリをインストールしておけば、同じようにすぐに編集できますよ。

「ファイル」アプリの使い方(応用編)

フォルダを新規作成する

iCloud Drive DropboxGoogleドライブなどでは、フォルダを新規作成してファイルを振り分けることによってより使いやすくなります。やり方はとても簡単です。iCloud Drive画面の左上にある「フォルダ作成アイコン」をタップし、付けたいフォルダ名を入力しましょう。

これでiCloud Driveの中に「仕事用」というフォルダが新しく追加されました!

ファイル名やフォルダ名を変更したい時は、名前の部分をタップするとすぐに変更でますよ。

ファイルを並び替えて整理する

また、目的のファイルをすぐに探し出せるようにファイルの並び順を替えることもできます。ファイル一覧上部の「表示順序」をタップすれば、名前・日時・サイズ・タグの4種類の並び順から選択可能です。

ファイルのアイコンがリスト表示になっている方が見やすい!という場合は、ファイル一覧の右上にあるアイコンから切り替えることもできますよ。

ファイルを移動・コピー・タグで整理する

ファイルを長押しすると、コピー・複製・移動などが簡単にできます。ファイルの数が多くなってきたら、これらの機能を使ってファイルをフォルダごとに振り分けて整理していくと良いでしょう。

また、便利なタグ機能もあります。ファイルを長押し、「タグ」をタップすれば、「レッド」「オレンジ」「重要」といったタグが準備されていますので、選択するだけでOKです。

カラータグを付ければこのように一目で分類分けが分かりますし、例えば「ホーム」タグで絞りこんで表示させることもできますよ。

ファイルを他人と共有して編集する

ファイルアプリではファイルを他のユーザーと共有することも可能です。例えばiCloud Driveであれば、共有したいファイルを長押し「共有」をタップ「人を追加」をタップします。

ここでメッセージやSNSなどから参加依頼の送信方法を選択し、相手を招待します。相手が参加すればファイルの共有が可能になります。

他のクラウドサービス上のファイルであっても、同じようにファイルを長押し「共有」をタップから、メールなどに添付して送信することができますよ。

PCを持ち運べない時はファイルアプリ!

いかがでしたでしょうか?今回ご紹介したファイルアプリを使えば、スマホだけでもWordExcelファイルを閲覧・編集・整理など行うことができます。PCを持っていない場面で大活躍してくれること間違いなし!ぜひ活用してくださいね♪

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