コミュニケーション

Gmailのメールフィルタ振り分けを活用してメールボックスを効率よく使おう!

2018. Dec. 4

BY スギモトアイ

「メールボックスが何だかごちゃごちゃしている!」「仕事やプライベートで届いた重要なメールがパッと見つからない」という人はいませんか?そんな悩みを持つGmailユーザーにおすすめしたいのがメールフィルタによる振り分け機能です。ここでは、フィルタの基本的な説明から作成方法までを一挙にご紹介していきます。

メールフィルタって何?

メールフィルタを一言でいうのであれば、「受信メールを自分の好きなように仕分けるツール」です。メールを受信ボックスからアーカイブして送信者別に保管・管理するのはもちろん、特定メールのラベリングや重要マーク、スター設定などもできます。別端末への自動転送や迷惑メールの削除設定もフィルタから設定可能です。

簡単!2ステップで出来るフィルタ作成

ここからは、フィルタの作成についてご紹介していきます。なおフィルタの作成はWeb環境のみで可能となっているため、ここからの作業はPC上で行ってください。今回は「Instagramからのメールをフィルタ訳」を例にとって、メールに重要マークを付けて保存する方法についてご説明していきます。

まずGmailの一番上にあるルーペマークにフィルタ設定をしたいキーワードを入力します。この状態だと「含む」にキーワードが入るため、差出人(From)の部分にキーワードを入れ直し、画面右下にある「フィルタを作成」をクリックします。

するとフィルタ画面に切り替わるので、今回は「常に重要マークを付ける」をクリックし、「フィルタを作成」を押したら作業は完了です。なおこれまでのInstagramからのメールにもフィルタ情報を反映させるため、「一致するスレッドにもフィルタを適用する」をここでは併せて選択しました。

最後に重要フォルダをチェックしたところしっかりと内容が反映されていました。

特定のメールからフィルタを作成する方法

もし特定のメールアドレスからフィルタを作成したい場合には、以下のように設定していきます。まずフィルタを設定したいメールを開き、画面右上のその他アイコン(赤四角)をクリックします。

画面が切り替わったら、「メールの自動振り分け設定」を選択し、

From部分に選択したメールのアドレスが入っていることを確認して「フィルタを作成」を押します。

この先のフィルタ設定は「やってみよう!2ステップで出来るフィルタ作成」と同じです。

フィルタを編集/解除する方法とは?

最後に作ったフィルタを編集/解除する方法についてご説明していきます。画面の右上にある歯車のマークをクリックしてください。

メニューがいくつか表示されるので「設定」を選びます。

設定画面を開いたら、「フィルタとブロック中のアドレス」という項目を選択してください。

すると、フィルタ設定がされているメールアドレス一覧が表示されるので、この中からフィルタを編集/解除したいアドレスを選びボタンを押します。

編集を選択した場合、該当アドレスが表示されている以下のような画面に切り替わります。ここで「続行」を押してください。この先のフィルタの編集方法については、「やってみよう!2ステップで出来るフィルタ作成」と同じです。

削除を押すと「このフィルタを削除してもよろしいです?」と確認されるので、「OK」を選択してださい。これでラベルは削除されました。ぜひ、フィルタを効果的に活用して、Gmailをよりスムーズに扱っていきましょう。

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