コミュニケーション

Gmailを使う方はぜひ知っておきたいアドレス帳にまつわる機能って?

2018. Sep. 22

BY 松本果歩

Gmailは近年企業のメールとしても多く取り入れられており、仕事で利用するという方も多いのではないでしょうか。また、スマートフォンでのメールとしても利用している人が多く、個人のメールで利用している人も。LINEやチャットなどが連絡手段の主流になったとはいえ、やはりメールは便利!中でもGmailは実は知っておくと便利な機能がたくさんあります!

そこで今回はGmailを使う方はぜひ知っておきたい機能を紹介します!

 

まずは登録! Gmailに新規の連絡先を追加する方法

いわゆる「電話帳」となる連絡先をあらかじめ追加しておけば、名前とメールアドレスを記録しておくことができ、よく連絡する相手にすぐにメールを送付することができます。

1.連絡帳アプリを開きます。

2.右下にある「+」マークの追加アイコンをクリックします。

3.連絡先の名前やメールアドレスなどを入力します。

4.入力が完了したら 「保存」 をクリックで完了です!

正しい情報に! Gmailに登録済みの連絡先を編集する方法

相手のメールアドレスに変更があった場合や、あとから電話番号を教えてもらった場合など連絡先を編集したい場合にはどうすれば良いのでしょうか。

1.連絡帳アプリを開き、編集したい相手の名前をクリックします。

2.右上にある編集アイコンをクリックし情報を編集することができます!

3.完了したら、「保存」をクリックします。

 

すっきり整理整頓! Gmailに登録されている同一人物や重複した連絡先を統合する方法

最近では、同じ人が複数のメールアドレスを持っていることも珍しくありませんついうっかり同一人物で複数の重複した連絡先を作成してしまっていた場合には連絡先を統合することができます。

左上のメニューから「重複」をクリックし「重複の修正」をクリックし、「統合」をクリックすると重複した連絡先が統合されます。統合できる連絡先がない場合には「重複の修正」は表示されません。

2つ以上の複数の連絡先が重複している場合には、「すべて統合」をクリックするとすべて一度に統合することができます!

メールの抜け漏れ防止に! 連絡先をグルーピングする、ラベルをつける、共有する方法

続いて応用編です。連絡先の登録では便利な機能があります!

連絡先が増えてくると、管理が面倒だったり、探しにくくなってしまったりします。そんなときは「グループラベル」を利用することで連絡先を「会社の人」「大学の友人」「家族」など属性ごとに管理することができます。

たとえばこのように仕事関係の連絡先とプライベートの連絡先が混在している場合には……

1.「ラベルを作成」から自分でわかりやすいラベルを作成します。

2.次に、そのラベルに紐づけたいメンバーを選択し、右上のラベルマークから該当のラベルを選択します。

3.ラベルにメンバーが紐づけされました!

さらに、会社の同じチームのメンバーに一度に連絡をしたいけれど毎回一人ずつアドレスを確認して入力するのが面倒な場合にも、この「グループラベル」を利用すればワンクリックでそのグループへの連絡が可能です。

メール作成画面で宛先に送りたいメンバーがいるラベル名を入力すると……

そのラベルが出てくるのでクリックすれば該当のメンバーのアドレスが一度に宛先に入力されました!

これは覚えておくと時短テクニックとして活用できますね!

 

うっかり消しちゃっても大丈夫! 連絡先を復元する方法

必要な連絡先をうっかり間違えて削除してしまった!……そんな場合でも30日以内であれば、連絡先を復元することができます。ちなみに同期や統合も同じく30日以内であれば復元可能です。

1.連絡帳アプリを開き、「もっと見る」から「変更を元に戻す」をクリックします。

2.どの時点の状態に復元するかを選択します。

3.「確認」をクリックすれば復元完了です!

連絡先をインポートする

今までは他のメールプロバイダを利用していたけれど、これからはGmailを使おう、という場合に面倒なのがアドレス帳を移し替えること。Gmailではこの連絡先にインポートも簡単にできてしまいます!

1.連絡帳アプリの左側にある「もっと見る」から「インポート」をクリックします。

2.アドレスを読み込みたいアカウントを選択します。

「同意して続行」をクリックし、メールアカウントにログインしたのちに「同意する」をクリックすればGmailの連絡先にアドレス帳がインポートできます!

ほかの連絡に使いたい! 連絡先をエクスポートする方法

連絡先情報をCSV(エクセルのデータ)形式で取り出すことも可能です。部署異動などで引き継ぎの際に連絡先をまとめて誰かに共有したい場合や、これまで使用していたGmailアドレスが使えなくなってしまう場合などに、一旦連絡先をデータとして保管したい場合に便利ですね。

1.連絡帳アプリの左側にある「もっと見る」から「エクスポート」をクリックします。

2.形式を選択し、「エクスポート」をクリックすれば希望の形式でパソコンに保管されます!

時短に有効な知っておきたい機能からうっかりの場合にも安心な機能までご紹介しました!実はとっても便利なGmailをさらに便利に使いこなしていきましょう!

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