コミュニケーション

エクセル入力の時短テク! 「ドロップダウンリスト」を活用して集計もスムーズ

2019. Feb. 20

BY 松本果歩

「ドロップダウンリスト」と言われてもあまり聞き慣れないかもしれません。しかし、普段Excelを使用している方なら一度は目にして、使用したことがあるはず!

自分で作成することができれば、データを入力するときに楽になるだけでなく、入力項目が制限され集計が楽になりますよ。

 

ドロップダウンリストを設定する方法とは

ドロップダウンリストの設定方法を見ていきましょう。

たとえば、このような表があるとします。日付ごとにどの商品を売り上げたのか入力していきたい場合です。

1、まずは、ドロップダウンリストを設定したい部分を選択します。

2、続いて、「データ」から「データの入力規制」をクリックしましょう。

3、「設定」タブの「入力値の種類」ボックスの中から「リスト」を選択します。

4、 すると、下記の画面のようになりますので、「元の値」の右側にある赤枠部分をクリックしましょう。

5、ドロップダウンリストに使用したい部分をドラッグして選択し、「データの入力規制」欄の右側をクリックします。

6、「OK」を押します。

7、すると、「ドロップダウンリスト」が作成されました!該当の部分をクリックすると、指定した一覧から選ぶことができます。

 

選択するデータ項目が多い、文字列が長い場合はどうするの?

ドロップダウンリストに表示したい項目は別のシートやタブにあるものでも選択が可能です。

リスト用のシートを作って、入力項目を設定しておけば

選択するデータ項目が少ない、文字列が短い場合はどうするの?

今回は「りんご」から「ぶどう」までをドラッグして選びましたが、選択するデータ項目が少ない場合や、文字列が短い場合などは、データの入力規則の「元の値」欄に直接入力することでドロップダウンリストに表示させる項目を指定することもできます。

その場合は、数値や文字列を半角カンマ「,」で区切って入力し、「OK」をクリックしましょう。

 

ドロップダウンリストで選択可能な項目を追加、削除する方法は?

ドロップダウンリストに表示させたい選択する項目を追加したい場合や、削除したい場合には、先ほどのように入力した部分を修正しましょう。

このように、作業自体はとってもカンタン!そして一度作ってしまえば表の管理や入力の時短にもつながりますよね!ぜひ活用してみてください!

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