2018. Dec. 10
ピポットテーブル……聞いたことはあるけどめっちゃExcel得意な人が使うやつでしょ？そんなイメージをお持ちの方も多いのではないでしょうか。しかし、実は一度理解してしまえばとっても便利かつ時短につながる機能なんです！そこで今回はデータ集計などで便利なピポットテーブルについて解説します！
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このように商品の価格が日々変動する場合や、１回あたりの販売金額が異なる場合、そしてここでは10件ですが、データが莫大な数があり、集計に手間がかかる際などに便利です。
まずはピポットテーブルで集計をしてみましょう。
ピボットテーブルを使いたいときには、データ内のいずれかのセルをクリックして、「挿入」タブの内にある「ピボットテーブル」をクリックします。すると、データ範囲の部分に自動的に範囲が設定されているので、「ＯＫ」ボタンをクリックします。すると、ピポットテーブルが新しいシートに作成されます。ここで、さまざまな集計をすることができます。
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まずは「値の集計」です。たとえば「売り上げを集計したい」場合には、「ピボットテーブルのフィールド」にある「金額」の項目をドラッグして、下の「値」という部分にドラッグしましょう。すると、すべての売上の合計金額が集計されました！
もちろん、この「合計金額」部分はカスタマイズすることが可能です。この、「合計/金額」部分を右クリックして、「値の集計方法」から項目を変更すれば、「データの個数」「平均値」などを表示することができます。
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さて、実は意外とカンタンであることが分かったところで、応用編です！
たとえば「部署ごとに商品を並べたい」場合にはどうすれば良いのでしょうか。
「列ラベル」部分に「部署」を、「行ラベル」部分に「商品」を入れることで、それぞれの商品の合計金額を部署ごとに確認することができます。
集計項目で不要になったものがあれば、その項目を「ピボットテーブルのフィールド」から外にドラッグすることで削除することができます。
年ごと、日ごと、あるいは四半期ごとなどにデータ集計をしたい場合はどうすれば良いのでしょうか。
まずは、「列ラベル」に「商品」を、「値」ラベルに「合計/金額」を入れましょう。すると、商品が横一列に並びます。その後、「行ラベル」に「販売日」をドラッグしましょう。
すると、日付ごとの集計結果が出ました。この日付は行ラベルの「▼」から「四半期」や「年」など期間を選択することで変更することができます。
最後に、フィルターを使ったデータを絞り込む方法です。
たとえば、「営業1課と3課だけの売上合計を見たい」なんていう場合……
「部署」を「フィルター」欄にドラッグしてみましょう。
表の上部に「部署」というフィルターが出てきますので、ここから集計したい部署のみを選択し、「ＯＫ」を押せば該当部分のみの集計結果が表示されます。
このように、ピポットテーブルを使用することで、データの数が多いときにグラフや集計の手間を大幅に減らすことができますし、さまざまな「この場合の集計結果は」といったことが瞬時に行うことができるのが魅力です。ぜひ使いこなせるように、日々の業務の中でいくつか試してみてくださいね！
